Handleiding - 2. Inrichten van de boekhouding

Om te kunnen gaan boekhouden, moet de boekhoudingsmodule worden ingericht. In Gripp hoeft er slechts eenmalig een beginbalans te worden ingevoerd op de datum dat je met de boekhouding wilt beginnen. Dit noemen we de beginbalansdatum. De gegevens die je hiervoor nodig hebt kun je eventueel opvragen bij je boekhouder. Het inrichten bestaat uit de volgende stappen:

Gripp wordt standaard voorzien van een rekeningschema dat voor 99% volstaat met betrekking tot de doelgroep. Het bestaat (zo goed als) uit het Bakker-schema, voorzien van twee niveaus van verdichtingen volgens het RGS (een initiatief om grootboekschema’s in Nederland gemakkelijker uitwisselbaar te maken). Het kan echter zijn dat jij of je boekhouder liever een ander grootboekschema willen gebruiken. De twee RGS hoofdniveaus staan echter vast en zijn niet te wijzigen. Wel ben je volledig vrij om op grootboekniveau aanpassingen te maken. Je kunt dit doen door in de instellingen naar het tabje “Grootboeken” te gaan, en daar de grootboeken te importeren. Grootboeken die je niet wil en/of overbodig zijn kun je deactiveren of verwijderen. Wanneer je afwijkt van het standaard Gripp-rekeningschema, dan kan het zijn dat je zelf nog enkele koppelingen goed moet zetten. Gripp moet namelijk weten welke rekening je bijvoorbeeld wil gaan gebruiken om de "Af te dragen BTW" op te boeken. Je kunt deze koppelingen instellen door in de instellingen te gaan naar ‘Grootboeken’, en dan bij Acties te kiezen voor ‘Grootboek-koppelingen instellen…’. Het is aan te raden de drie tabjes allemaal langs te lopen.

Om een sluitende boekhouding te krijgen, is het nodig dat je je bank- en kasgegevens in Gripp invoert. Wanneer je Gripp voorheen al in gebruik had, dan is de kans groot dat je deze gegevens al in Gripp hebt staan, om zo gemakkelijk je inkoop- en verkoopfacturen op ‘voldaan’ te kunnen zetten. Zo niet, dan kun je bij je bank zogenaamde MT940 bestanden downloaden, en deze importeren op de pagina Boekhouding > Bank middels de roze knop rechtsboven. De bankrekening wordt dan zichtbaar. Het verwerken van de bankmutaties is een proces van je wekelijkse administratievoering (of hoe vaak je dat ook wilt doen). Meer hierover kun je nalezen op onze helppagina.

Wanneer je stap 1 en stap 2 hebt uitgevoerd, kun je de wizard starten om stapsgewijs tot je beginbalans te komen. De wizard is altijd te bereiken via de instellingen > tabblad Financieel > linkje ‘Beginbalans maken of bewerken…’. De wizard bevat de volgende stappen:

In de eerste stap kies je de begindatum van de boekhouding. Doorgaans zal dit op 1 januari van dit jaar liggen, maar het kan ook zijn dat je halverwege het jaar start. De begindatum wordt gebruikt als peildatum zodat Gripp weet wat er wel en niet meegenomen moet worden in jouw winst- en verliesrekening, of je balans. Hiervoor wordt gekeken naar de factuurdata van bestaande inkoop- en verkoopfacturen, en de daarop geregistreerde betalingen.

De bank- en kascontrole wordt uitgevoerd om er zeker van te zijn dat je alle gegevens vanaf de beginbalansdatum ingevoerd hebt in Gripp. Mocht je een waarschuwing krijgen dat er geen gegevens getoond kunnen worden, die er wel zouden moeten zijn, dan raden wij je aan om dit te controleren en indien mogelijk op te lossen door een extra import met bankgegevens te doen.

Standaard staan alle gegevens al goed voor je ingesteld. Mocht je in stap 1 het rekeningschema hebben gewijzigd, dan kan het zijn dat je hier een melding van krijgt (via het uitroepteken). Sommige meldingen zijn van een dusdanige aard dat het niet mogelijk is om door te gaan voordat ze zijn opgelost. Bij de melding staat altijd wat je het beste kunt doen om het betreffende probleem op te lossen.

Mocht je al gebruik maken van Gripp voor het versturen van je facturen, dan zie je hier een lijst met facturen die volgens het systeem nog openstaan. Wanneer je overstapt van een ander pakket, dan kan het zijn dat daar nog facturen openstaan, maar hier niet getoond worden. Bijvoorbeeld als een factuur in december is verstuurd, maar nog niet is voldaan. In dit geval kun je met het linkje ‘Nieuwe factuur maken’ de betreffende factuur aanmaken. Vul hier de originele factuur in. De datum, het nummer en het openstaande bedrag kunnen na het opslaan ingevuld worden in de wizard. Het is belangrijk dat de factuurdatum altijd voor de beginbalansdatum ligt.

Voor de crediteuren geldt hetzelfde als voor de debiteuren uit punt 3.4.

Wanneer je in de loop van het jaar overstapt op Gripp, en je hebt al facturen gestuurd vanuit een ander pakket, dan heb je op het moment van overstappen al ‘winst’ en ‘verlies’. Deze gegevens kun je in deze stap invullen.

De laatste stap is het invoeren van de balans. Een aantal zaken zie je reeds ingevuld staan en worden bepaald uit de vorige stappen. De debiteuren- en crediteurenposten zijn niet te wijzigen en moeten 100% overeenkomen met de eventueel aanwezige openstaande posten lijst. Het winstsaldo is op 1 januari doorgaans 0. Mocht je halverwege het jaar starten, en heb je bij 3.6 de omzet- en kostenrekeningen ingevuld, dan zal hier een bedrag staan. Verder zie je de bankrekeningen en het bedrag wat daarop volgens het systeem staat. Dit zou overeen moeten komen met het bedrag op de beginbalansdatum zoals die op je bankrekening stond.

De overige balansposten kun je handmatig invullen. De pagina kan pas worden opgeslagen als de beginbalans ook echt ‘in balans’ is.