Het maken van een kasboek gebeurt via het onderdeel Bank. Mocht je de boekhoudmodule van Gripp gebruiken, dan vind je het onderdeel via Boekhouding > Bank. De eerste keer dien je om te beginnen een kasboek aan te maken. Aan de rechterkant bij Acties klik je op ‘Handmatig transacties toevoegen…’. Je komt dan in het afschrift van het kasboek.
Om een kasboek aan te maken, klik je op ‘Beheren…’. In de pop-up ga je naar het tabblad Toevoegen. Kies het type Kas en geef dit een naam en een nummer. Deze velden zijn geheel vrijblijvend in te vullen. Klik op Opslaan om het kasboek definitief aan te maken. Het aangemaakte kasboek is automatisch geselecteerd in het afschrift.
Nu kun je al je kastransacties gaan toevoegen. Wij raden aan om dit eenmaal per dag, of eenmaal per week te doen. De pagina waarop je je bevindt, moet je vergelijken met een papieren bankafschrift: het bevat een begindatum en -saldo, een einddatum en -saldo, en een lijst met bij- en afschrijvingen. Geef het kasboek een openingsbalans met een datum en bedrag (de hoeveelheid contant geld wat het bedrijf op dat moment in kas had). Het is belangrijk om het juiste openingsbedrag in te vullen. Dit komt namelijk direct terug op de balans. Met deze manier van werken kan Gripp je waarschuwen als er transacties ontbreken, zodat je nooit met een kasverschil komt te zitten. Tevens dien je een sluitbalansdatum toe te voegen. Standaard is deze datum gelijk aan de openingsdatum, maar je kunt natuurlijk ook een kasafschrift maken voor een bepaalde periode. Daarna ga je kasregels aanmaken, door rechtsonder op Toevoegen te klikken.
In de pop-up voer je de volgende velden in:
- Tegenrekening naam: Naam van het bedrijf
- Tegenrekeningnummer: Eventueel het rekeningnummer, is niet verplicht
- Datum: Datum van de bon
- Bedrag: Bedrag inclusief btw van de bon
- Omschrijving: Extra omschrijvingsveld, indien nodig
Wanneer je rechtsonder op Toevoegen klikt, sla je de kasregel op. Wil je direct een nieuwe kasregel toevoegen, kies dan voor de optie Opslaan & Nieuw.
Maak van alle bonnen / facturen die vallen binnen de periode van het afschrift (openings-/sluitdatum) een kasregel aan. Bij het selecteren van een kasregel probeert Gripp al een aantal zaken voor je in te vullen, zoals het openingsbedrag. Dit is het laatste bekende slotbedrag van de vorige kasregel. Het is dus handig om altijd van oud naar nieuw te werken met het invoeren van je kasregels. Aan de hand van het totaalbedrag van de toegevoegde kasregels en het openingsbedrag rekent Gripp het sluitbedrag voor je uit, wat je ook direct terugziet rechtsboven in je scherm onder Controle.
Wanneer alle kasregels zijn toegevoegd, klik je rechtsboven op Opslaan. Na het opslaan van het afschrift, keer je terug naar het verwerkingsscherm. Rechtsonder zie je de kasregel in het lijstje verschijnen. Het verwerken gaat verder precies zoals het verwerken van een bankafschrift. Je klikt de betreffende mutatie aan, en koppelt deze aan een (inkoop)factuur, of boekt de regel direct weg op een grootboek.
