Handleiding - 1. Inleiding

Deze pagina is alleen relevant wanneer je de Gripp Boekhoudmodule hebt geactiveerd. Ga via je profielfoto naar 'Mijn Account' en zet onder 'Abonnement & opties' het schuifje aan bij 'Boekhoudmodule'. Klik ten slotte rechtsboven op de groene knop 'Wijzigingen doorvoeren...'.

Gripp is naast een projectadministratiepakket, ook een volledig boekhoudpakket. Dat betekent dat je vanaf het eerste klantcontact tot aan de jaarcijfers alle gegevens overzichtelijk en gestructureerd binnen één pakket hebt. Synchronisatieproblemen behoren daarmee definitief tot het verleden. De hoeveelheid aan data die aan elkaar gekoppeld is zorgt ervoor dat je realtime inzicht hebt in je hele bedrijf!

Gripp beseft dat ondernemers doorgaans geen boekhouders zijn, en heeft geprobeerd de meeste boekhoudkundige zaken zo simpel mogelijk te maken. Wel raden wij aan altijd een boekhouder te blijven gebruiken (zie Heb ik nog wel een boekhouder nodig?) aangezien dat de aangewezen persoon is om jou te helpen bij complexe boekingen en/of bij het juist interpreteren van de cijfers.

Boekhouden doe je voor jezelf, maar ook voor de Belastingdienst. Zo is het nodig om een goede BTW-administratie te voeren, en moet inzichtelijk worden gemaakt hoeveel winst er in een jaar is behaald.

De wet eist dat je als ondernemer BTW vordert van je klanten, afdraagt aan de Belastingdienst, en dit nauwkeurig administreert zodat het controleerbaar is. Hoe je dat precies doet, daar ben je vrij in, maar het gebruik van een online boekhoudpakket zoals Gripp is natuurlijk wel zo handig. Met het versturen van je verkoopfacturen, en het automatisch ontvangen en verwerken van je inkoopfacturen is dit voor het grootste gedeelte geautomatiseerd. Je boekhouder kan hiermee met een druk op de knop de juiste totalen inzien en opsturen naar de Belastingdienst.

Wanneer je besluit te gaan boekhouden in Gripp, dan heb je te maken met een aantal boekhoudkundige termen, zoals “balans”, “memoriaal”, etc. We lichten ze hieronder kort toe.

De winst- en verlies rekening toont je direct inzicht in je omzet minus je kosten. Zo kun je per maand, kwartaal, of jaar, realtime zien hoeveel omzet (winst) je maakt en hoeveel kosten (verlies) je hebt gehad.

Naast de winst- en verliesrekening heb je ook te maken met een balans. De balans laat simpel gezegd zien van wie je nog wat tegoed hebt en/of aan wie je nog wat schuldig bent. Bijvoorbeeld de BTW die je nog af moet dragen, is een schuld aan de Belastingdienst.

De bedragen die je ziet op de winst- en verliesrekening en op de balans, zijn allemaal ondergebracht in ‘grootboeken’. Voorbeelden van grootboeken zijn ‘Huurkosten’, ‘Autokosten’, ‘Omzet drukwerk’, ‘Omzet overige’. Je kunt het zien als een handige manier van groeperen.

Soms wil je geld uit het ene grootboek (de ene groep) overhevelen naar de andere. Je kunt dat doen door het maken van een memoriaalboeking. Hiermee zeg je eigenlijk: ik wil 100 euro van het ene naar het andere grootboek oversluizen. Het memoriaalboek is erg handig, maar dient altijd zorgvuldig gebruikt te worden. Wij raden aan om memoriaalboekingen altijd door je boekhouder uit te laten voeren.