Je leveranciers kunnen vanaf nu hun facturen direct mailen naar Gripp, waarna ze binnenkomen in het tabje 'Inbox' op de inkoopfacturenpagina. Ook kun je gemakkelijk via je telefoon een foto maken van een bonnetje, en direct opsturen naar Gripp.
E-mails die gestuurd worden naar onderstaand adres worden na enkele minuten zichtbaar in Gripp:
mijndomein.inkoopfacturen@grippmail.com
Waarbij 'mijndomein' het gedeelte is van jouw omgeving dat voor ".gripp.com" / ".whiteworks.nl" staat. Doorgaans is dit je bedrijfsnaam zonder punten en aparte tekens. Voorbeelden zijn: 'shell.inkoopfacturen@grippmail.com' of 'kruidvat.inkoopfacturen@grippmail.com'.
Kan ik mijn eigen e-mailadres gebruiken?
Je kunt in principe het bovenstaande e-mailadres direct melden bij je leveranciers, maar wellicht wil je een eigen e-mailadres gebruiken. Dit kun je doen door in jouw e-mailprogramma of mailserver een forward-rule in te stellen. Bijvoorbeeld dat alle mail die binnenkomt op inkoop@kruidvat.nl automatisch doorgestuurd wordt naar kruidvat.inkoopfacturen@grippmail.com. Hoe je dit kunt doen kun je beste even afstemmen met jouw eigen systeembeheerder.
Bij sommige e-mailprogramma's (bijvoorbeeld Google Mail), is het nodig dat wij nog een eenmalige extra bevestigingsstap uitvoeren. Dat gebeurt op dit moment handmatig, dus daar kan enige tijd overheen gaan. Houdt rekening met een eenmalige verwerkingtijd van 2 werkdagen. De facturen zullen daarna gewoon direct worden verwerkt.
Leveranciers uitnodigen
In Gripp kun je gemakkelijk een export maken van al je leveranciers door op de relatiepagina op het tabje 'Leveranciers' te klikken, en dan op het linkje 'Exporteren'. In de export vind je een kolom met de e-mailadressen, die je eenvoudig kunt knippen/plakken in jouw favoriete e-mailprogramma. Doe dit wel als BCC, zodat hun privacy beschermt blijft.
Toch nog een paar facturen per post?
Hoewel het er steeds minder worden, kunnen op dit moment niet alle leveranciers hun facturen al per e-mail sturen. Voor de facturen die toch per post binnenkomen, kun je vaak je multi-functional (printer/scanner/fax combi) gebruiken. Hiermee kun je dan een factuur scannen, en direct mailen naar Gripp. Voor het instellen hiervan kun je het beste even je eigen systeembeheerder om hulp vragen.
Ik zie het tabje 'Inbox' niet?
Wij hebben iedereen die rechten heeft tot de inkoopfacturenpagina ook rechten gegeven voor het inbox-tabje op de inkoopfacturenpagina. Mocht je het tabje toch niet zien, dan kun je even het rechtenprofiel nakijken in de instellingen, en dan een vinkje plaatsen bij 'Inkoopfacturen via e-mail inbox verwerken'.