Voordat je als medewerker gebruik kunt maken van de agenda-koppeling dient deze geactiveerd te worden. Het activeren kan gedaan worden door hoofdgebruikers, via Ingelogd als > Mijn account, door onder Gebruikers activeren het schuifje bij de betreffende medewerker(s) aan te zetten onder Koppeling externe agenda. Klik ten slotte rechtsboven op de groene knop 'Wijzigingen doorvoeren...'. Aan het gebruik van de agenda-koppeling zijn kosten verbonden. Zie voor een actueel overzicht van al onze tarieven onze prijzen.
Met de Microsoft Outlook 365 Agenda koppeling worden ingeplande taken automatisch doorgestuurd en up-to-date gehouden in jouw eigen Outlook 365 Agenda. De koppeling werkt twee kanten op: wanneer er iets wijzigt in Gripp, dan wordt dat doorgezet naar Outlook 365 Agenda. Omgekeerd, als er iets wijzigt in Outlook 365 Agenda, dan zal het agenda-item in Gripp worden aangepast.
Koppeling opzetten
Om een koppeling met Outlook 365 Agenda op te zetten, heb je allereerst een zakelijk Office 365 account nodig, met daarbij een Outlook 365 Agenda. Je kunt deze aanmaken via het inschrijfformulier op de website van Microsoft.
Let op: de koppeling werkt momenteel alleen twee kanten op met een zakelijk Office 365 account. Gratis accounts worden door Microsoft niet ondersteund. Tevens is het van belang dat ook gebruik wordt gemaakt van de e-mailfunctionaliteit van Office 365 zelf.
Let op: iedere wijziging die wordt toegepast op het Office 365 account, bijvoorbeeld het wachtwoord wijzigen, heeft de mogelijkheid de koppeling tussen Gripp en Office 365 te verbreken. Dit is een veiligheidsmaatregel vanuit Office 365. Deze wijzigingen kunnen door jou maar ook door de beheerder van het Office 365 account worden gedaan.
Het koppelen gaat per medewerker. Afhankelijk van de rechten, kan elke medewerker linksonder via Ingelogd als naar Mijn gegevens.Mocht je het linkje Mijn gegevens niet zien, vraag dan aan een hoofdgebruiker of de rechten goed staan ingesteld.
Klik op het tabblad 'Integraties'. Wanneer je het schuifje omzet, zul je binnen enkele seconden vanzelf omgeleid worden naar het Office 365 goedkeuringsscherm, waarbij je kunt aangeven dat Gripp gegevens mag lezen en schrijven in jouw agenda. Het is belangrijk dat je hier het juiste Office 365 Account selecteert, in het geval je er meerdere hebt.
Na het geven van de goedkeuring keer je vanzelf terug naar Gripp. Een pop-up geeft aan of het koppelen is gelukt, en Gripp zal op de achtergrond beginnen met het synchroniseren van de Gripp- en Microsoftagenda.
Tip: Bij de planningspagina kun je met het wolkje aangeven of je de externe agenda-items wel of niet wilt weergeven.
Tip: Je kunt aangeven in Outlook of een agenda-item privé is. Wanneer dat het geval is, zal het in Gripp getoond worden zonder verdere details, met de melding 'Bezet'.
Wat wordt er gesynchroniseerd?
Na het opslaan in de vorige stap, zullen de Gripp agenda-items vanaf de meest recente maandag worden doorgezet naar Office 365 Agenda. Dit kan eventjes duren.
Mocht je na een uur nog geen items in je Office 365 Agenda zien verschijnen, dan kun je proberen de koppeling even te stoppen, en vervolgens opnieuw aan te zetten.
Let op: Herhaaltaken worden niet vanuit Office365 naar Gripp gesynchroniseerd. Herhaaltaken die zijn ingepland in de Gripp-agenda worden daarentegen wel gesynchroniseerd naar Office365.
Let op: Zodra een agenda-item aan een taak of timeline-bericht is gekoppeld, is het agenda-item niet meer te verwijderen.
Wanneer wordt er gesynchroniseerd?
Het synchroniseren gebeurt real-time. Dat betekent dat er bij elke wijziging die je maakt, een seintje naar Outlook 365 Agenda gaat, en omgekeerd.
Mijn agenda-item wordt zichtbaar als een dag-evenement. Hoe komt dit?
In Gripp kan de planning gebruikt worden als een bezettingsoverzicht. Hierbij kan een projectmanager heel snel inplannen welke taken er op welke dag moeten gebeuren, zonder hierbij een begin- en eindtijd in te stellen. We kunnen deze agenda-items dus nergens op de juiste tijd plaatsen in Outlook 365 Agenda. Daarom zullen ze verschijnen als dag-evenement bovenaan de pagina. Om te zorgen dat ze wel netjes gedurende de dag verschijnen, kun je het best in jouw eigen Gripp planning de dag-modus aanklikken, en de items verslepen naar een specifiek tijdstip.
Wat betekent 'beta'?
De koppeling is vers van de pers, en is tot in den treure door ons getest. Toch kan het zijn dat er bijvoorbeeld een keer een agenda-item doorheen glipt om wat voor reden dan ook, of dat iets anders mis gaat. Mocht dat gebeuren, dan horen we dat graag, zodat we kunnen uitzoeken wat de oorzaak daarvan is.