Werken met de capaciteitsplanning

De capaciteitsplanning is vernieuwd. De capaciteitsplanning zoals deze voorheen was vind je nu terug bij het onderdeel Weekplanning.

De capaciteitsplanning toont geen losse agenda-items maar enkel de totalen van de ingeplande en de beschikbare uren. Hiermee verkrijg je direct inzicht in de beschikbare capaciteit, die je o.a. kunt groeperen per medeweker of taaktype en waarin je ook de uren van toekomstig in te plannen taken / contracten kunt opnemen.

Groeperingen

Linksboven kun je een of meer groeperingen instellen op verschillende onderdelen van Gripp. Wanneer je hier kiest voor Medewerker of Taaktype, dan zie je naast de naam van de medewerker of het taaktype de totaaltelling van de zichtbare periode bv. drie maanden en zie je in een oogopslag hoeveel capaciteit er nog beschikbaar is per medewerker / taaktype.

Forecast

De forecastfunctie maakt het mogelijk om toekomstig in te plannen taken te tonen in je planning. Dit is zowel mogelijk voor bestaande taken die nog niet zijn ingepland als voor taken die zijn opgenomen in een contract, maar waarbij de opdracht nog niet is gegenereerd.

Om gebruik te kunnen maken van de forecastfunctie in de planning, dien je je opdrachten te voorzien van een aanvangs- en deadlinedatum en je taken te voorzien van een begin- en einddatum en een inschatting van de uren. Door taken toe te kennen aan een voorkeursmedewerker, kun je de forecast ook op medewerkerniveau inzetten.

In het geval van contracten wordt er voor de periode gekeken naar de ingestelde frequentie, de begindatum van het contract en het maximale aantal termijnen. Door taken aan te maken in het contract en deze te voorzien van een voorkeursmedewerker en een inschatting van de uren, worden per termijn de ingeschatte uren meegenomen in de forecast in de periode waarin het contract loopt.

De forecast maak je zichtbaar in de capaciteitsplanning door bovenin op het verrekijker-icoon te klikken.

Forecast 1: toont de niet-geplande taken (zowel werkelijke taken als ook contract-taken)

Forecast 2: toont daarnaast ook nog alle niet-geplande taken en contracttaken die geen voorkeursmedewerker hebben. 

De forecast geeft je enkel inzicht in de beschikbare capaciteit in een bepaalde periode per onderdeel (bv. medeweker of taaktype). Het is niet mogelijk om vanuit de capaciteitsplanning te kunnen herleiden waar deze planning exact op gebaseerd is.
Ben je een planner en wil je weten hoe het zit met de toekomstige planning op basis van de contracten? Gebruik de capaciteitsplanning en schakel de forecast in. Je hebt dan een goed overzicht van de te verwachten hoeveelheid werk voor alle medewerkers.


Kleurenschema's definiëren

Kleurenschema’s kun je gebruiken in de weergave van de capaciteitsplanning, waarbij het declarabiliteitspercentage bepaalt welke kleur zichtbaar wordt in de planning. Hiermee zie je in één oogopslag of er nog ruimte beschikbaar is in de planning.

 

In de instellingen > tabblad ‘Taken’ > onderdeel ‘Kleurintervallen planning’ vind je een tweetal standaard kleurenschema’s, die je naar wens kunt aanpassen en waar je zelf nieuwe kleurenschema’s toe kunt voegen. Wanneer je rechtsboven op ‘Bewerken’ klikt kun je kleuren  en percentages aanpassen, nieuwe kleuren of extra kleurensets toevoegen.



Weergave instellingen

Via het tandwiel-icoon bovenin kun je de weergave-instellingen van de capaciteitsplanning aanpassen. Je hebt hier de mogelijkheid een kleurenschema te selecteren (aan te maken in de Instellingen > Taken), aangeven of de kleuren weergegeven moeten worden ten opzichte van de roosteruren of de declarabiliteittarget, zoals deze staan ingesteld bij de medewerkers (via Medewerkers > pagina medewerker > tabblad Werkgerelateerd > Targets). Tevens kun je aangeven of de declarabiliteit in uren/roosteruren, in percentages of beiden weergegeven dient te worden.


Skills medewerker

Naast het toekennen van skills aan medewerkers is het ook mogelijk hierin een verdeling aan te brengen, waarmee je kunt aangeven hoeveel procent van de tijd een medewerker beschikbaar is per skill/taaktype. Bij twee skills is de verdeling standaard 50% / 50%, maar dit kun je aanpassen naar bijvoorbeeld 30% / 70%, wanneer een medewerker 30% van zijn tijd dient te besteden aan de ene skill en 70% aan de andere. 

In de capaciteitsplanning wordt deze verdeling meegenomen in het onderdeel Taaktype, waarbij de beschikbare capaciteit van de taaktypes wordt aangepast op de verdeling van de skills per medewerker. Door een groepering aan te brengen op Taaktype, zie je precies hoeveel capaciteit er per taaktype beschikbaar is in een bepaalde periode.


 

De verdeling van de skills stel je in door via medewerkers de pagina van de medewerker te openen > naar het tabblad ‘Werkgerelateerd’ te gaan en naast ‘Skills’ op de blauwe tekst ‘Verdeling aanpassen…’ te klikken. In de pop-up zie je de toegekende skills en kun je de percentage aanpassen. Onderaan vind je nog de knop geavanceerd, die je de mogelijkheid geeft een startdatum aan te geven voor deze verdeling. Dit kan handig zijn als de taakverdeling van een medewerker na verloop van tijd wordt gewijzigd.

Wil je (extra) skills toekennen aan de medewerker? Klik dan eerst op ‘Bewerken’ rechtsboven en voeg de gewenste skills toe. Na het opslaan kun je de verdeling aanpassen.

 


Galerij

Om het je wat makkelijker te maken hebben wij een aantal standaardgroeperingen en filteringen voor je gemaakt. Je vindt deze via de paarse knop ‘Galerij’ linksboven.

Je kunt hier kiezen uit de volgende presets:

  • Capaciteitsplanning per medewerker: toont de capaciteitsplanning gegroepeerd per medewerker drie maanden vooruit.
  • Capaciteitsplanning per taaktype: toont de capaciteitsplanning gegroepeerd per taaktype drie maanden vooruit.
  • Declarabiliteit ten opzichte van roosteruren inclusief forecast: laat de declarabiliteit (agenda-items die horen bij onderdelen met factuurbasis = fixed price, begroot of nacalculatie) ten opzichte van het werkrooster zes weken vooruit zien. De forecast laat de niet-geplande taken zien, verdeeld over de resterende periode en de taken uit de contracten waarbij er een voorkeursmedewerker is ingevuld.
  • Planning komend kwartaal per project/retainer (Gripp Plus): toont de capaciteitsplanning gegroepeerd per project drie maanden vooruit.
  • Declarabiliteit ten opzichte van targets inclusief forecast (Gripp Plus): laat de declarabiliteit (agenda-items die horen bij onderdelen met factuurbasis = fixed price, begroot of nacalculatie) ten opzichte van de bij de medewerker ingestelde targets zes weken vooruit zien. De forecast laat de niet-geplande taken zien, verdeeld over de resterende periode en de taken uit de contracten waarbij er een voorkeursmedewerker is ingevuld.
Heb jij een handig standaardoverzicht dat je wilt delen met je concullega's? Stuur de instellingen en een omschrijving op naar Gripp en wie weet voegen we dit toe aan de galerij!


Instellingen opslaan

Je kunt de instellingen zoals je die op dat moment ziet opslaan als een preset. Handig om bijvoorbeeld de globale planning van het komende kwartaal op te roepen!

Je doet dit door links op huidige instellingen te klikken en vervolgens rechts op opslaan. In de pop-up die verschijnt kun je deze preset een naam geven, eventueel de datum en filtering ‘Te plannen taken’ opslaan. Wanneer je ervoor kiest de datum op te slaan, zal de weergave exact zo zijn zoals je deze op dit moment ziet. Zo kun je bijvoorbeeld een preset maken voor "Kwartaal 1". Wanneer je de datum niet mee opslaat, zal altijd 'vandaag' als startpunt worden gebruikt.

Ten slotte kun je aangeven voor wie deze preset zichtbaar moet zijn. Je kunt hierbij kiezen voor Iedereen of Mijzelf. Wanneer je kiest voor Mijzelf, kun je in het veld ernaast eventueel ook nog andere specifieke medewerkers toevoegen.


Wisselen van planning

Wil je vanuit de capaciteitsplanning naar de agenda of de weekplanning, dan wissel je gemakkelijk van onderdeel via het icoon met de twee pijlen rechtsboven in de planning.



Klik je hierop dan verschijnen er drie opties die je kunt aanklikken. Wanneer je via die knop weer terug gaat naar een eerder bezocht onderdeel, dan blijven alle eerder ingestelde groeperingen/filteringen bewaard.

 

Nieuwe widgets home

Voor de Gripp Plus gebruikers zijn er met betrekking tot de planning twee widgets beschikbaar op de homepagina: Planning klanten en Planning diensten. In de widgets kun je per klant en per dienst (product/taak) direct zien hoeveel uren er ingeschat zijn, hoeveel uren er ingepland staan en hoeveel uren er al geschreven zijn.

Daarnaast is het mogelijk bovenin de widgets het schuifje ‘Waar ik teamleider van ben’ aan te zetten, waardoor enkel je eigen klanten / diensten getoond worden.

De widgets voeg je toe door in het homescherm te klikken op de blauwe tekst ‘Widgets toevoegen’ of ‘Widgets beheren’.