De onderstaande uitleg is bedoeld als informatie voor jou en de beheerder van de domeinnaam van je e-mailadres (het gedeelte achter de @). Doorgaans is dat dezelfde partij als waar ook je website is gehost. Gripp kan géén ondersteuning bieden bij het correct instellen van hetgeen hieronder wordt uitgelegd.
Spam-filters worden steeds strenger en daarom is het belangrijk om Gripp goed te configuren zodat jouw offerte of factuur niet in de spam-folder van jouw (toekomstige) klant komt. Er zijn twee manier om te zorgen dat dit niet gebeurt, namelijk:
- een SPF-record toevoegen aan de DNS van jouw domein
- een externe SMTP-server instellen waarmee de e-mail verzonden kan worden
Hieronder worden beide manieren verder toegelicht.
Optie 1 - SPF-record instellen
Sender Policy Framework (SPF) geeft aan welke mailservers op internet e-mailberichten uit naam van jouw domein mogen versturen. In de DNS van jouw domein kun je het SPF-record aanmaken.
v=spf1 include:_spf.gripp.com ~all
Mocht je al een SPF-record hebben bijvoorbeeld voor google.nl, dan kun je op de volgende manier een extra server toevoegen.
v=spf1 include:_spf.google.com include:_spf.gripp.com ~all
Vervolgens kun je in de instellingen de applicatie testen of de SPF-record goed is geconfigureerd. Afhankelijk van jouw hosting-provider kan het tussen de tussen de 5 tot 10 minuten duren voordat het DNS-record online is geüpdate en de wijzigingen zichtbaar zijn.
Optie 2 - SMTP-server instellen
Per identiteit kun je een e-mailadres en een naam opgeven, die gebruikt worden bij het verzenden van een e-mail.
Tevens kun je de instellingen van een SMTP-server invullen (geavanceerd). Hiermee verloopt de verzending van de e-mail daadwerkelijk via deze server, en verschijnt de e-mail in veel gevallen tevens in de outbox van je e-mailprogramma. Je kunt dit instellen via Instellingen > Identiteiten & Sjablonen > Identiteit (klik onder Naam op bedrijfsnaam) > tabblad E-mail configuratie > Bewerken > vinkje plaatsen bij Uitgaande mail. Wanneer je dit aanvinkt, opent onderstaand blok met invoervelden. Hieronder staat de uitleg van de verschillende invoervelden die noodzakelijk zijn voor het versturen van e-mail via een eigen SMTP-server.
- auth, de autorisatie-methode die gebruikt moet worden (“login”)
- username, de gebruikersnaam van de e-mailaccount
- password, het wachtwoord van de e-mailaccount
- ssl, het type van de beveiligde verbinding (“ssl”, “tls”)
- port, de poort waarop de SMTP server draait, waarschijnlijk (“465″,”587″)
- host, de hostname van de SMTP server
