UBL is een relatief nieuw begrip in facturatieland. Het is boven komen drijven als de nieuwe standaard voor het elektronisch uitwisselen van o.a. facturen.
Wat is UBL?
Hoewel een PDF ook een elektronisch document is, is het voor computers lastig om in te kunnen lezen, aangezien de gegevens niet gestructureerd zijn. Met UBL is dit verleden tijd, en wordt er bij een e-mail, naast een PDF, ook een apart bestandje meegestuurd. Dit bestandje bevat dezelfde informatie als de PDF, maar dan in een door de computer leesbaar formaat. Een ontvangen inkoopfactuur waaraan zo'n bestandje is gekoppeld, wordt door Gripp volledig automatisch ingelezen. Alle regels, kortingen, BTW-tarieven en totaalbedragen worden herkend. Wanneer je relaties voorzien zijn van een KvK-nummer, wordt ook de leverancier herkend. Tot slot probeert Gripp een zo goed mogelijke schatting te maken van het grootboek waar de inkoop bij hoort, op basis van statistische informatie uit het verleden. Hiermee wordt het verwerken van een inkoopfactuur een kwestie van controleren en accorderen! Efficiënter administratie voeren, minder kans op fouten, en kostenbesparing zijn de grootste voordelen van het werken met UBL.
Vraag jouw leveranciers om facturen met UBL erin
We merken dat steeds meer bedrijven UBL gaan ondersteunen. Soms moet een leverancier dit echter expliciet aanzetten. Je kunt je leveranciers daarom vragen of ze jou de facturen ook in UBL-formaat toesturen.
Instellen van jouw Gripp-inbox
Gripp bevat een inbox voor inkoopfacturen. Alles over het ontvangen van inkoopfacturen in Gripp lees je op onze supportpagina.
Gripp verzend altijd facturen met een UBL bijlage
In Gripp worden alle verkoopfacturen sinds 2017 standaard voorzien van een UBL-bijlage. Hiermee dragen we bij aan de verdere automatisering en tijdsbesparing voor alle Gripp-gebruikers in Nederland.