Werken met de weekplanning

Naast de agenda en de capaciteitsplanning bevat Gripp ook een weekplanning (dit is de oude capaciteitsplanning, de huidige capaciteitsplanning is vernieuwd), die je op een net iets andere wijze kan helpen om je projecten snel en optimaal in te plannen. Wij raden de weekplanning aan voor je collega's die de projecten daadwerkelijk inplannen. De agenda is daarentegen zeer geschikt voor dagelijks gebruik door de andere medewerkers. De capaciteitsplanning geeft je inzicht in de beschikbare capaciteit.

Weekplanning

De weekplanning in Gripp is gemaakt voor het snel inplannen van je projecten, en de juiste taken bij de juiste mensen neer te leggen.

Globaal overzicht

Met de slider bovenaan de pagina kun je in- en uitzoomen. Het weekniveau is het meest gedetailleerde niveau. Wanneer je slider helemaal naar rechts verplaatst, heb je een globaler overzicht met minder details voor de komende 6 maanden.

Taken inplannen

Sleep een "Te plannen taak" vanuit de lijst aan de rechterkant van het scherm naar de weekplanning toe. Deze taken vinden hun oorsprong bij offertes of opdrachten, en zijn daar dus aan gekoppeld. Voor goed projectbeheer is het aan te raden om een project eerst op te delen in taken, en die vervolgens op het juiste moment aan de juiste persoon toe te wijzen.

Herhalend inplannen

Het is mogelijk om terugkerende items herhaald in te plannen, handig voor die terugkerende maandagochtend-meeting, of voor het snel inplannen van een taak van 160 uur voor de komende 4 weken. De optie voor het herhaald inplannen is beschikbaar bij het maken van een nieuw item.

Weergave-instellingen

Via het tandwiel-icoon bovenin kun je de weergave-instellingen van de weekplanning aanpassen. Je instellingen bepalen op welke wijze je items getoond worden en welke informatie je hierin opgenomen wilt hebben. Daarnaast kun je met de optie ‘Kleur agenda-item’ aangeven of de items de kleur van het taaktype, van de medewerker, van de opdracht of (indien Gripp Professional) van het project.

Instellingen opslaan

Je kunt de instellingen zoals je die op dat moment ziet opslaan als een preset. Handig om bijvoorbeeld de globale planning van het komende kwartaal op te roepen!

Je doet dit door links op huidige instellingen te klikken en vervolgens rechts op opslaan. In de pop-up die verschijnt kun je deze preset een naam geven, eventueel de datum en filtering ‘Te plannen taken’ opslaan. Wanneer je ervoor kiest de datum op te slaan, zal de weergave exact zo zijn zoals je deze op dit moment ziet. Zo kun je bijvoorbeeld een preset maken voor "Kwartaal 1". Wanneer je de datum niet mee opslaat, zal altijd 'vandaag' als startpunt worden gebruikt.

Ten slotte kun je aangeven voor wie deze preset zichtbaar moet zijn. Je kunt hierbij kiezen voor Iedereen of Mijzelf. Wanneer je kiest voor Mijzelf, kun je in het veld ernaast eventueel ook nog andere specifieke medewerkers toevoegen.

Wisselen van planning

Wil je vanuit de weekplanning naar de agenda of de capaciteitsplanning, dan wissel je gemakkelijk van onderdeel via het icoon met de twee pijlen rechtsboven in de planning.

Klik je hierop dan verschijnen er drie opties die je kunt aanklikken. Wanneer je via die knop weer terug gaat naar een eerder bezocht onderdeel, dan blijven alle eerder ingestelde groeperingen/filteringen bewaard.

Zichtbaarheid van Te plannen taken

In een los supportartikel leggen we uit hoe je de lijst met Te plannen taken kunt beperken, en alleen te zien krijgt wat er daadwerkelijk ingepland moet worden.

Open het supportartikel.