Deze informatie heeft betrekking op het oude Type2 sjabloonsets. Kijk hier voor de nieuwe documentatie.
Met het eenmalig instellen van je sjabloonset, zorg je ervoor dat alle communicatie richting jouw klanten tip-top in order is. Door de volgende stappen te doorlopen kom je bij de instellingen van de sjablonen. Via instellingen > identiteiten & sjablonen > naam identiteit > sjabloonsets > naam sjabloon. Hier vind je alle onderdelen van de sjabloon instellingen terug.
Stap 1: Uploaden van je briefpapier en aanpassen van de stijlen
Uploaden briefpapier
De nieuwe sjabloonsets maken gebruik van ‘briefpapier’, wat als geheel achter een offerte of factuur wordt geplakt. Optioneel kun je voor volgbladen een ander briefpapier uploaden. Briefpapier dient altijd een PDF te zijn van één A4 pagina. Om tussentijds te kijken hoe e.e.a. er in het echt uit komt te zien, kun je in een tweede browserscherm een offerte aanmaken, en hier het nieuwe sjabloonset selecteren. Middels de ‘Bekijken’ link wordt er direct een offertedocument als PDF gegenereerd.
De nieuwe sjabloonsets maken gebruik van ‘briefpapier’, wat als geheel achter een offerte of factuur wordt geplakt. Optioneel kun je voor volgbladen een ander briefpapier uploaden. Briefpapier dient altijd een PDF te zijn van één A4 pagina. Om tussentijds te kijken hoe e.e.a. er in het echt uit komt te zien, kun je in een tweede browserscherm een offerte aanmaken, en hier het nieuwe sjabloonset selecteren. Middels de ‘Bekijken’ link wordt er direct een offertedocument als PDF gegenereerd.
Layout & Stijl instellen
Onder layout & stijl kun je de verschillende onderdelen van de sjablonen een eigen look en feel geven door het lettertype, de kleur en de grootte aan te passen. Tevens kun je hier de marges die je wilt creëren boven en onder het onderdeel aangeven, evenals de standaard regelhoogte en de uitlijning. Tot slot kun je aangeven of het onderdeel vet/cursief/onderstreept moet worden.
Onder layout & stijl kun je de verschillende onderdelen van de sjablonen een eigen look en feel geven door het lettertype, de kleur en de grootte aan te passen. Tevens kun je hier de marges die je wilt creëren boven en onder het onderdeel aangeven, evenals de standaard regelhoogte en de uitlijning. Tot slot kun je aangeven of het onderdeel vet/cursief/onderstreept moet worden.
Stap 2: Nalopen overige instellingen
Er zijn diverse instellingen mogelijk. In de sjabloonset zie je naast het tabje Layout & Stijl, nog 6 andere tabjes, welke hieronder afzonderlijk behandeld worden.
Uitlijning
Het tabje uitlijning bevat een aantal velden om de pagina-marges in te stellen, en de positie van het adres aan te passen. Achter ieder veld staat vermeld hoe de marge indeling weergegeven wordt. Het is raadzaam om tussentijds de preview van een test-offerte te bekijken, om zodoende de juiste waarden te vinden.
Het tabje uitlijning bevat een aantal velden om de pagina-marges in te stellen, en de positie van het adres aan te passen. Achter ieder veld staat vermeld hoe de marge indeling weergegeven wordt. Het is raadzaam om tussentijds de preview van een test-offerte te bekijken, om zodoende de juiste waarden te vinden.
Adressering
De adresseringsmogelijkheden zijn met de nieuwe sjabloonsets verruimd. De standaardwaarden zijn doorgaans direct te gebruiken. Mocht je andere wensen hebben dan kan dat hier ingesteld worden. Het veld {naam} wordt vervangen door ofwel de bedrijfsnaam, ofwel de naam van de particulier. Het veld {tav} maakt onderscheid tussen de situatie met contactpersoon, en zonder contactpersoon.
De adresseringsmogelijkheden zijn met de nieuwe sjabloonsets verruimd. De standaardwaarden zijn doorgaans direct te gebruiken. Mocht je andere wensen hebben dan kan dat hier ingesteld worden. Het veld {naam} wordt vervangen door ofwel de bedrijfsnaam, ofwel de naam van de particulier. Het veld {tav} maakt onderscheid tussen de situatie met contactpersoon, en zonder contactpersoon.
Labels
Labels zijn alle stukjes tekst op het uiteindelijke document die niet direct uit het systeem komen, zoals bijvoorbeeld het woord “Offerte”, of het kolomhoofd “Aantal”. Deze teksten kunnen voor de gehele sjabloonset ingesteld worden, en zijn vrijwel altijd gelijk voor de verschillende typen documenten, en kunnen later alsnog gewijzigd worden op sjabloon niveau.
Labels zijn alle stukjes tekst op het uiteindelijke document die niet direct uit het systeem komen, zoals bijvoorbeeld het woord “Offerte”, of het kolomhoofd “Aantal”. Deze teksten kunnen voor de gehele sjabloonset ingesteld worden, en zijn vrijwel altijd gelijk voor de verschillende typen documenten, en kunnen later alsnog gewijzigd worden op sjabloon niveau.
Opties
Met de nieuwe sjabloonsets is het mogelijk om documenten als bijlage mee te sturen met de e-mail. Deze optie staat standaard uit, maar kan eenvoudig geactiveerd worden door het plaatsen van een vinkje in de betreffende vakjes.
Met de nieuwe sjabloonsets is het mogelijk om documenten als bijlage mee te sturen met de e-mail. Deze optie staat standaard uit, maar kan eenvoudig geactiveerd worden door het plaatsen van een vinkje in de betreffende vakjes.
Documenten
Onder het tabje ‘Documenten staan de type documenten opgesomd die gebruikt worden in het systeem. Je kunt een document bewerken, waarna er een popup verschijnt. Bij elk document kunnen de e-mailteksten, enkele standaardteksten en de labels worden aangepast. Ieder document heeft tevens een aantal eigenschappen die invloed hebben op wat er wel of niet wordt getoond in de uiteindelijke PDF, bijvoorbeeld of de prijzen inclusief of exclusief BTW getoond worden. Indien er een Offerte of Contractofferte wordt bewerkt, dan is er een extra tabblad met ‘Ondertekening offerte’. Hierin staan extra instellingen die invloed hebben op hetgeen gevraagd wordt wanneer een klant een offerte online mag accepteren. Bijvoorbeeld of er om N.a.w. gegevens moet worden gevraagd, of dat er een handtekening moet worden gezet.
Onder het tabje ‘Documenten staan de type documenten opgesomd die gebruikt worden in het systeem. Je kunt een document bewerken, waarna er een popup verschijnt. Bij elk document kunnen de e-mailteksten, enkele standaardteksten en de labels worden aangepast. Ieder document heeft tevens een aantal eigenschappen die invloed hebben op wat er wel of niet wordt getoond in de uiteindelijke PDF, bijvoorbeeld of de prijzen inclusief of exclusief BTW getoond worden. Indien er een Offerte of Contractofferte wordt bewerkt, dan is er een extra tabblad met ‘Ondertekening offerte’. Hierin staan extra instellingen die invloed hebben op hetgeen gevraagd wordt wanneer een klant een offerte online mag accepteren. Bijvoorbeeld of er om N.a.w. gegevens moet worden gevraagd, of dat er een handtekening moet worden gezet.
Online viewer
Het laatste tabje bevat de instellingen voor de online viewer. Dit is de pagina die je klanten zien op het moment dat ze een offerte of factuur online bekijken. Het is mogelijk om hier een logo en achtergrond te uploaden, en de kleuren van de diverse onderdelen te wijzigen. Om de aanpassingen te testen, kun je bij de eerder gemaakte testofferte kiezen voor ‘Verzenden of downloaden’, en dan vervolgens in het derde tabje ‘Link’ te klikken op ‘Link proberen’. De viewer opent zicht nu in een apart browserscherm.
Het laatste tabje bevat de instellingen voor de online viewer. Dit is de pagina die je klanten zien op het moment dat ze een offerte of factuur online bekijken. Het is mogelijk om hier een logo en achtergrond te uploaden, en de kleuren van de diverse onderdelen te wijzigen. Om de aanpassingen te testen, kun je bij de eerder gemaakte testofferte kiezen voor ‘Verzenden of downloaden’, en dan vervolgens in het derde tabje ‘Link’ te klikken op ‘Link proberen’. De viewer opent zicht nu in een apart browserscherm.