Je kunt in Gripp zelf bepalen wat het eerste nummer moet worden voor bijvoorbeeld offertes, opdrachten of facturen. Gripp nummert hier vervolgens automatisch op door. Voor facturen geldt een kleine uitzondering. Daarover lees je hieronder meer.
Startnummers aanpassen
Om de startnummers aan te passen, ga je naar Instellingen. Onderaan op het tabblad Algemeen vind je een overzicht van de startnummers per onderdeel. Gripp telt automatisch door op het hoogste nummer dat in het systeem bekend is, met als minimum het ingestelde startnummer.
Voorbeeld
Stel, je wilt offertes/opdrachten altijd laten beginnen met het jaartal. Je kunt dan bij "Laagste offerte/opdrachtnummer" het nummer 20170001 invullen. Wanneer er om wat voor een reden dan ook al een offerte of opdracht bestaat met nummer 20170040, dan zal het eerstvolgende nummer 20170041 worden. Het systeem kijkt immers naar het hoogste nummer dat gebruikt is.
Stel, je wilt offertes/opdrachten altijd laten beginnen met het jaartal. Je kunt dan bij "Laagste offerte/opdrachtnummer" het nummer 20170001 invullen. Wanneer er om wat voor een reden dan ook al een offerte of opdracht bestaat met nummer 20170040, dan zal het eerstvolgende nummer 20170041 worden. Het systeem kijkt immers naar het hoogste nummer dat gebruikt is.
Opmerking 1
Let er op dat je voldoende cijfers gebruikt achter het jaartal. Na het nummer 2017999, wordt bij de eerstvolgende offerte/opdracht/factuur het nummer 2018000 aangemaakt.
Let er op dat je voldoende cijfers gebruikt achter het jaartal. Na het nummer 2017999, wordt bij de eerstvolgende offerte/opdracht/factuur het nummer 2018000 aangemaakt.
Opmerking 2
Soms wil je af van die lange nummers, en wil je kortere nummers gebruiken. Bijvoorbeeld van een notatie als 20170001 naar 1001. Helaas is dat niet mogelijk. Gripp zal namelijk altijd vinden dat 20170001 een hoger getal is dan 1001, en zal dus doornummeren op 20170001.
Soms wil je af van die lange nummers, en wil je kortere nummers gebruiken. Bijvoorbeeld van een notatie als 20170001 naar 1001. Helaas is dat niet mogelijk. Gripp zal namelijk altijd vinden dat 20170001 een hoger getal is dan 1001, en zal dus doornummeren op 20170001.
Eerste factuurnummer van het jaar
Voor factuurnummers geldt een uitzondering. Deze kunnen per jaar opnieuw bepaald worden. Je krijgt hiervan aan het begin van een nieuw jaar via de facturenpagina een melding in beeld. Hierin wordt het laatste factuurnummer van het afgelopen jaar getoond, en gevraagd wat het nieuwe moet worden.
Let ook hier goed op het formaat. Gripp pakt het ingevulde nummer letterlijk als eerste nummer, en zal er nooit uit zichzelf een jaartal voorplakken. Vul dus 20170001, en niet 1001, wanneer je wilt dat jouw factuurnummer met het jaartal 2017 begint.