Losse documenten toevoegen en downloaden

Bij offertes en opdrachten bestaat de mogelijkheid om, naast de offerte of opdrachtbon zelf, ook nog andere documenten te downloaden. Je kunt zelf documenten opstellen in Word, deze uploaden, en vervolgens direct als ingevuld PDF- of DocX-bestand downloaden. Handig voor bijvoorbeeld een extra overeenkomst die bij een offerte getekend moet worden, of een pakbon bij een opdracht.

Het opstellen van een document gebeurt in Word. Je kunt in Word diverse 'tags' gebruiken, die tijdens het downloaden van het document door Gripp worden omgezet naar de informatie uit de offerte of opdracht. Zo wordt de tag #onderwerp# vervangen door het daadwerkelijke onderwerp van de offerte of opdracht. Je vindt een link naar de volledige lijst met te gebruiken tags onderaan deze pagina.

Document toevoegen

Wanneer het document is opgesteld, klik je in een offerte of opdracht op het linkje 'Los document downloaden' aan de rechterkant onder het kopje 'Acties'. Klik vervolgens op het tabblad 'Toevoegen...'. Vul hier een naam, een omschrijving, en het zojuist gemaakte Word-sjabloon in. Met het vinkje 'Publiek' kun je aangeven of al je collega's dit document straks ook mogen downloaden. Wanneer alles is ingevuld, klik je op 'Opslaan'. Het document is nu direct toegevoegd aan het overzicht met documenten onder het tabje 'Documenten'. Met een druk op de knop download je vanaf hier het ingevulde document. 

Belangrijk voordat je begint

  • Het is noodzakelijk dat de tag, bijvoorbeeld #nummer#, volledig bestaat uit hetzelfde lettertype en lettergrootte, anders zal de tag niet worden vervangen. Mocht je een sjabloon hebben gemaakt waarbij niet alle tags vervangen zijn, controleer dan of de gehele tag, inclusief # en #, van hetzelfde lettertype en dezelfde grootte zijn.
  • Het kan zijn dat de tag langer is dan de grootte van de tabel-cel. Je kunt echter gewoon doortypen in de cel, het maakt niet uit voor het uiteindelijke resultaat.

Door de grote variëteit aan mogelijkheden die Word biedt, kan het zijn dat niet alles correct omgezet kan worden naar PDF-bestanden. Hierdoor kan Gripp geen gratis support geven op eigen aanpassingen. Wel kunnen de experts van Gripp je helpen bij het aanmaken of aanpassen van de sjablonen tegen een een DTP-tarief van €100 per uur. Wanneer je hier gebruik van wilt maken, kun je een offerte aanvragen via sales@gripp.com.

Voorbeeldsjablonen

Om je een beetje op weg te helpen, vind je hieronder een aantal voorbeeldsjablonen. Je kunt deze gebruiken als basis voor je eigen sjablonen.

Tags

Bij het instellen van de sjablonen kun je gebruik maken van de tags die je hier kunt vinden: Lijst met sjabloon-tags