De onderstaande uitleg is bedoeld als informatie voor jou en de beheerder van de domeinnaam van je e-mailadres (het gedeelte achter de @). Doorgaans is dat dezelfde partij als waar ook je website is gehost. Gripp kan géén ondersteuning bieden bij het correct instellen van hetgeen hieronder wordt uitgelegd.
Spam-filters worden steeds strenger en daarom is het belangrijk om Gripp goed te configuren zodat jouw offerte of factuur niet in de spam-folder van jouw (toekomstige) klant komt. Op deze pagina beschrijven we de aanbevolen manier om de kans dat jouw offertes en facturen in de spam-box van je klant belanden zo klein mogelijk te maken.
Stap 1: controleer je domeinen
Op diverse plekken in Gripp kun je een afzendadres instellen voor verzonden e-mails. Afhankelijk van je voorkeuren, wordt soms het ene, en soms het andere adres gebruikt. Via Instellingen > Tabblad Algemeen > E-mail spam-preventie, klik je op Controleer alle afzendadressen. Na enkele seconden verschijnt er een overzicht als volgt:
Stap 2: SPF-record instellen
Voor de verificatie gebruiken we het Sender Policy Framework (SPF), dat aangeeft aan welke mailservers op internet e-mailberichten uit naam van jouw domein mogen versturen. Voor elke domein dat een Fout-indicator bevat, moet zo'n DNS-record worden toegevoegd. Het betreft een TXT-record, met de volgende gegevens:
v=spf1 include:_spf.gripp.com ~all
Mocht je al een SPF-record hebben bijvoorbeeld voor google.nl, dan kun je op de volgende manier een extra server toevoegen.
v=spf1 include:_spf.google.com include:_spf.gripp.com ~all
Vervolgens kun je in de instellingen van Gripp opnieuw testen of het SPF-record goed is geconfigureerd. Afhankelijk van jouw hosting-provider kan het tussen de tussen de 5 tot 10 minuten duren voordat het DNS-record online is geüpdate en de wijzigingen zichtbaar zijn.
Wat gebeurt er als ik geen DNS-record aanmaak?
Wanneer bovenstaande stappen niet zijn doorgevoerd zullen wij het afzender adres aanpassen, dit is ter bescherming om te voorkomen dat de mails geblokkeerd worden of in een de SPAM terecht komen.
Men dient deze stappen eerst door te voeren waarna er weer uit gemaild kan worden vanuit uw eigen domeinnaam. Voor meer informatie om de DNS juist in te stellen verwijzen we jullie door naar jullie systeembeheerder/hosting partij.
Algemene mailproviders
Wanneer je gebruikt maakt van een e-mailadres van een bekende provider (zoals @gmail.com, @hotmail.com, @yahoo.com), dan is het helaas niet mogelijk om nog langer dit e-maildres als afzender te gebruiken.