Automation gebruiken

Deze functionaliteit is onderdeel van Gripp Premium.

De automation-module geeft gebruikers de mogelijkheid om bepaalde handmatige handelingen geautomatiseerd uit te laten voeren. Dit houdt in dat je bijvoorbeeld nooit meer handmatig een activiteit op de tijdlijn hoeft te plaatsen wanneer je een offerte naar een relatie hebt verstuurd; Gripp kan dit automatisch voor je oppakken.

De automation-module biedt in de basis twee opties om jou werk uit handen te nemen.

Ten eerste kunnen we gebruikmaken van bepaalde gebeurtenissen in Gripp. Zo kun je ervoor kiezen om iedere keer wanneer er bv. een opdracht wordt aangemaakt een bepaalde actie uit te laten voeren. Zo'n actie kan een timelinebericht zijn, maar ook het laten aanpassen van een bepaalde waarde van hetgeen dat je aan het aanpassen bent. Denk hierbij bv. aan het laten wijzigen van de fase na een bepaalde gemaakte aanpassing.

Er zijn verschillende gebeurtenissen waaruit je kunt kiezen. Per onderdeel dat je kiest kunnen de gebeurtenissen echter weer verschillen. Zo heeft het onderdeel offerte de mogelijkheid om een actie uit te laten voeren na acceptatie van de offerte. Deze mogelijkheid bestaat uiteraard niet bij uren.

Naast gebeurtenissen kent Gripp ook de mogelijkheid om acties uit te laten voeren die op een tijd gebaseerd zijn. Zo kun je bijvoorbeeld wekelijks op maandagochtend om 08:00 een e-mail laten sturen naar een projectmanager wanneer de deadline van een opdracht er aan zit te komen. Of je kunt aan het eind van iedere dag automatisch je uren laten fiatteren wanneer deze op regels van een bepaalde opdracht zijn geschreven.

Iedere regel die je in de automation-module instelt kun je aan een aantal voorwaarden laten voldoen. “Alleen een mail sturen wanneer opdracht 1001 is gewijzigd” of “Alleen de uren van collega Peter fiatteren wanneer deze op het product Conceptontwikkeling zijn geschreven”.

Je kunt zelf bepalen hoeveel voorwaarden je aan een bepaalde regel wilt stellen. Daarnaast kun je ook zelf bepalen of de voorwaarden een ALLE of EEN VAN DE voorwaarde dient te zijn.

De voorwaarden zullen je bekend voorkomen want we gebruiken hier dezelfde gegevens die je ook kunt gebruiken bij het geavanceerd filteren.

Iedere regel die je toevoegt heeft als gevolg dat er een bepaalde actie uitgevoerd wordt. Mogelijke acties zijn het laten versturen van een e-mail, het laten fiatteren van uren, het laten plaatsen van een timeline-bericht, het laten inplannen van een activiteit of zelfs het laten versturen van een webverzoek. De acties die uitgevoerd kunnen worden zijn, net als de gebeurtenissen, afhankelijk van het onderdeel dat hebt gekozen. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om een offerte te fiatteren of de fase van uren te veranderen.

Bij de acties heb je vaak, naast het invoeren van tekst, de mogelijkheid om gebruik te maken van vervangbare elementen. Deze elementen zijn waardes uit het gekozen onderdeel. Wanneer de elementen worden ingevoerd worden deze automatisch vervangen met de waarde op het moment dat de actie wordt uitgevoerd.

Soms wil je dat bepaalde handelingen (tijdelijk) niet meer worden uitgevoerd. Je kunt in het overzicht door middel van een schuifje bepalen of een regel actief is of niet. De eerstvolgende keer dat een gebeurtenis plaats zou vinden wordt deze netjes overgeslagen.

Op ieder moment kun je voor je zelf bepalen of de regel weer geactiveerd dient te worden door het schuifje weer aan te zetten.