Algemene informatie over Taken

Taken aanmaken

In Gripp kun je op meerdere manieren taken aanmaken. De snelste optie is door in een offerte / opdracht naar het tabblad taken te gaan en daar te klikken op de grijze knop ‘Taken aanmaken’. Voor je dit doet kun je er nog voor kiezen de optie ‘Alleen voor onderdelen van het type “uren” aan te vinken. Er wordt nu automatisch een taak aangemaakt voor iedere productregel (of enkel de productregels met het type ‘uren’), die je hebt opgenomen in je offerte / opdracht.

Heb je een product meerdere malen opgenomen in je offerte, maar wil je voor dit product maar één taak aanmaken, vink dan eerst de optie ‘Voeg taken met hetzelfde product samen’ voor je de taken aanmaakt.

 

Wil je zelf bepalen voor welke productregel je een taak (of meerdere taken) wilt aanmaken, dan kun je ook handmatig taken aanmaken met behulp van de knop ‘Taak toevoegen’ rechts onder ‘Acties’. In het pop-upvenster dat opent, vul je een onderwerp en een omschrijving in. Bij ‘Behoort bij’ kies je de productregel waar de taak bij hoort. Vervolgens kies je een type/skill, fase en het aantal uren en voeg je eventueel een bestand en een checklist toe.

Ten slotte is het ook mogelijk om direct via Planning > Agenda/Weekplanning/Capaciteitsplanning > roze knop met plusje rechtsboven of via Planning > Taken > roze knop ‘Nieuwe taak…’ een nieuwe taak aan te maken. In dit geval dien je zelf niet alleen het gewenste onderdeel te selecteren bij ‘Behoort bij’, maar ook de bijbehorende offerte / opdracht. Het kan ook zijn dat het een algemene taak op een klant zelf betreft. In dat geval kun je ook de bedrijfsnaam intypen en selecteren.

Afbeelding


Taak toekennen aan medewerker/periode

In een taak heb je de mogelijkheid de taak een begin- en einddatum te geven en een specifieke medewerker toe te kennen aan de taak. Bij het onderdeel ‘Uitvoering’ vind je hiervoor de velden Begindatum, Einddatum, Eindtijd en Voorkeursmedewerker.


Direct plannen van taak

In het onderdeel Planning in de taak heb je de mogelijkheid de taak in te plannen bij een of meerdere medewerkers. Dit doe je door te klikken op Toevoegen, de betreffende medewerker te selecteren, het aantal uren dat de medewerker aan de taak mag besteden, de datum en eventueel de begintijd in te geven. De taak wordt vervolgens zichtbaar in de agenda('s) van de medewerker(s), op de datum en eventueel het tijdstip, waarop je deze hebt ingepland. Als bij de medewerker de e-mailnotificaties zijn aangevinkt, dan krijgt de medewerker aan wie een taak wordt toegewezen hier automatisch een e-mail van.


Plannen in agenda/weekplanning/capaciteitsplanning

Om te voorkomen dat taken worden ingepland bij een medewerker op een dag of tijdstip dat het niet schikt, is het ook mogelijk taken te plannen vanuit de agenda/weekplanning/capaciteitsplanning. De taken zijn hier zichtbaar de rechtenkant onder ‘Te plannen taken’ en plan je in bij de gewenste medeweker, door de taak te verslepen en te voorzien van het gewenste aantal uren.

Meer hierover lees je in de volgende artikelen:

Werken met de agenda

Werken met de weekplanning

Werken met de capaciteitsplanning


Taken zelf laten plannen door medewerker

Wanneer je een voorkeursmedewerker en een begin- en eindtijd instelt in de taak, dan kun je deze taak zichtbaar maken in de agenda van deze medewerker door in de agenda bovenin op de verrekijker te klikken. De taak verschijnt nu als grijze blokken in een gele balk bovenaan in de agenda van deze medewerker, op alle roosterdagen van de ingestelde periode, met het beschikbare aantal uren van de taak. De medewerker kan deze taak vervolgens zelf inplannen op de gewenste dag(en) en tijd(en). Hierbij wordt automatisch het beschikbare aantal uren van de taak in de grijze blokken vermindert met het ingeplande aantal uren.

 

 

Verplaatsen taak naar andere periode (Gantt)

Wil je een (ingeplande) taak in een keer verplaatsen naar een andere periode? Gebruik hiervoor dan de Gantt-grafiek. Zie meer informatie dit supportartikel onder het kopje Tabblad Gannt.

 

Raadplegen taken

Om overzicht te verkrijgen in alle activiteiten en taken in het algemeen of wat er specifiek bij jou is ingepland, heb je in Gripp, naast de agenda/weekplanning, ook een activiteitenoverzicht en een lijst met taken.

Activiteitenoverzicht

In bovenstaande afbeelding zie je het activiteitenoverzicht van een medewerker voor een bepaalde week (via Planning > Activiteiten). Taken kun je op verschillende wijzen raadplegen:

• Vandaag

• Morgen

• Deze week

• Volgende week

• Verleden

• Alle open

• Alle

In het activiteitenoverzicht wordt standaard een filter ingesteld op je eigen activiteiten. Je kunt dit ook zelf instellen door bovenin naast Activiteiten te klikken op het filtericoon en te kiezen voor 'Mijn activiteiten'.

Wanneer je in het activiteitenoverzicht met je muis over de regel van een activiteit gaat, zie je rechts een vinkje verschijnen. Als je een activiteit hebt afgerond, kun je een activiteit die status geven door het vinkje aan te klikken. In het overzicht verschijnt er dan een groen vinkje in de regel.

Ten slotte vind je rechts bovenin nog twee icoontjes. Met het tandwiel kun je instellen welke kolommen je wel of niet wilt opnemen in het overzicht en met het download-icoon kun je het activiteitenoverzicht exporteren. Als je hier gebruik van maakt, dan wordt het overzicht van de activiteiten die op dat moment op je scherm zichtbaar zijn, geëxporteerd naar een CSV of XLSX bestand.

Takenlijst

Je kunt er ook voor kiezen de takenlijst te bekijken via Planning > Taken. De taken kun je hier op de volgende wijzen raadplegen:

• Lopend

• Afgerond

• Alle

In de takenlijst kun je gemakkelijk een filter instellen op je eigen taken, door bovenin naast Taken te klikken op het filtericoon en te kiezen voor 'Mijn taken'.

Wanneer je in de takenlijst met je muis over de regel van een taak gaat, zie je een klokje, een vinkje en een play-knopje verschijnen. Als je een taak hebt afgerond, kun je de taak die status geven door het vinkje aan te klikken. In het overzicht verschijnt er dan een groen vinkje achter de taak.

Wil je vanuit het takenoverzicht de stopwatch starten, dan klik je op het play-knopje. Op het moment dat je stopt met de taak, klik je rechtsonder in het scherm op het stopwatch-icoontje en kun je de uren van de stopwatch op deze taak schrijven.

Wil je vanuit het takenoverzicht direct je uren schrijven op de taak, dan klik je op het klokje en vul je je uren in.

Ten slotte vind je rechts bovenin nog drie icoontjes. Met het eerste icoon kun je de weergave van je scherm wisselen naar een kolomweergave. Met het tandwiel kun je instellen welke kolommen je wel of niet wilt opnemen in het overzicht en met het download-icoon kun je de takenlijst exporteren. Als je hier gebruik van maakt, dan wordt het overzicht van de taken die op dat moment op je scherm zichtbaar zijn, geëxporteerd naar een CSV of XLSX bestand.


Zichtbaarheid te plannen taken

In een los supportartikel leggen we uit hoe je de lijst met Te plannen taken kunt beperken, en alleen te zien krijgt wat er daadwerkelijk ingepland moet worden. Open het supportartikel.