Overkoepelende projecten / retainer

Deze functionaliteit is onderdeel van Gripp Professional. Bekijk de webinar met meer info over gebruik van deze nieuwe rapportages, of lees onze supportpagina met veelgestelde vragen.

Met een overkoepelend project breng je offertes en opdrachten samen onder één hoed, eventueel voorzien van een totaalbudget. Een project vertelt je o.a. precies hoeveel er gefactureerd is, hoeveel er nog gefactureerd kan worden, en wat er nog te verwachten valt aan openstaande offertes. Elk project laat tevens zien welke opdrachten eronder vallen, welke medewerkers er bij betrokken zijn, en welke timeline-notities er zijn gemaakt.

Een project bevat een krachtig dashboard, welke de geaggregeerde cijfers toont van alle onderliggende opdrachten en offertes. Eveneens is de uit de Opdrachten voortgang-rapportage bekende weergave beschikbaar voor de bijbehorende opdrachten. Met het dashboard-icoontje tover je met een druk op de knop het dashboard van die opdracht tevoorschijn, en zoom je in op de details.

Collega's komen en gaan. Met de handige team-management functie zie je in een oogopslag welke medewerkers er betrokken zijn bij alle lopende offertes en opdrachten, en kun je de teamsamenstelling snel wijzigen.

Bij een aantal van de Gripp Professional rapportages is het mogelijk te filteren en te sorteren op project. Lees meer over de Gripp Professional rapportages.

Projecten zijn per november 2020 aangevuld met de mogelijkheid om een retainer-factuur te kunnen versturen. Je kunt hiermee op voorhand een vast bedrag factureren aan je klant, waarna opdrachten binnen het project kunnen worden verrekend met de retainer. Om gebruik te maken van retainers met een overkoepelend vooraf gefactureerd budget, ga je naar Opdrachten > Projecten / Retainers en klik je op Nieuw project / retainer. Na het invullen van de velden, klik je op opslaan. Je retainer is nu aangemaakt.

Na het aanmaken van de retainer, kun je middels de actie aan de rechterkant een retainer-factuur sturen. Vul een bedrag en eventueel de andere velden in. Er wordt nu een speciale retainer-factuur klaargezet bij het overzicht met conceptfacturen. De factuur kan op de normale wijze worden verzonden.

Om opdrachten met deze retainer te verrekenen, is het nodig de retainer-factuur eerst te versturen, en de opdracht middels het 'project / retainer' veld te koppelen aan de gewenste retainer. Hiervoor ga je naar de opdracht en bewerk je deze. Waarna het invoerveld van 'project / retainer' in beeld komt en je het juiste nummer kunt opzoeken en invullen. 
Wanneer je nu de opdracht wilt factureren, zie je een extra verrekeningsregel in het overzicht. Je kunt deze indien gewenst uitvinken, zodat er geen verrekening met de retainer plaats zal vinden.