Voor belangrijke onderdelen en milestones in het werkproces zijn af en toe handtekeningen en/of goedkeuringen nodig vanuit de opdrachtgever. Of het nu gaat om een proefdruk die door de klant geaccordeerd moet worden of een handtekening onder een werkbon; een akkoord op geleverd werk is vaak van groot belang.
Via het klantenportaal bieden we deze mogelijkheid direct aan. Wanneer er een taak aan een externe contactpersoon wordt gekoppeld heb je de mogelijkheid hierbij een actie te selecteren.
Taken ondertekenen
Wanneer je een akkoord wil op werk dat je hebt opgeleverd, kun je bij het koppelen van een taak aan een contactpersoon aangeven dat er een actie vanuit de klant wordt verwacht.
Wanneer je de actie "Taak ondertekenen" selecteert krijgt de klant de mogelijkheid om, via het klantenportaal, de taak te ondertekenen.
In het klantenportaal wordt er vervolgens een nieuwe knop getoond die de klant vraagt een bepaalde actie uit te voeren.
Via de knop "Ondertekenen" kan de klant akkoord geven op een taak die is uitgevoerd door het plaatsen van een handtekening.
Met het invullen van alle velden en het zetten van een handtekening geeft men akkoord op de uitgevoerde taak. Dit akkoord wordt bevestigd in de timeline van Gripp en de timeline van het klantenportaal.
Documenten ondertekenen
Wanneer een handtekening vereist is op een document, bijvoorbeeld een werkbon, selecteer je de actie "Document ondertekenen" in de taak. Er verschijnt dan een extra selectieveld waarin je het gewenste losse document kunt selecteren.
Wanneer de klant in het klantenportaal de taak opent, staat daar onder het kopje Openstaande acties de blauwe knop 'Document ondertekenen'.
Door op de knop 'Document ondertekenen' te klikken, wordt de klant doorverwezen naar een pagina waar het document ingezien en ondertekend kan worden.
Net als bij het ondertekenen van een taak zijn er na het ondertekenen van het document twee timeline-berichten aangemaakt met daarin een bewijs van de ondertekening; een bericht in de timeline van de taak in het klantenportaal en een bericht in de timeline van de taak in Gripp, inclusief een weergave van het getekende document.
Handtekening op los document
Wanneer een los document is ondertekend krijg je mogelijkheid de handtekening van de klant direct op het losse document te laten plaatsen. Hiervoor dien je de verwijzing naar een handtekening (zie ook je offerte-sjablonen) in het sjabloon van je losse document te plaatsen.
Upload vervolgens opnieuw het losse document via een van je opdrachten.
Taken ondertekenen en Automation
Wil je na het ondertekenen van een taak geautomatiseerd een actie uitvoeren? Dit kan via de automation-module in Gripp. Zowel voor het ondertekenen van een taak als het ondertekenen van een los document kan dit ingesteld worden.
In het bovenstaande voorbeeld wordt de fase van de taak automatisch aangepast naar "Goedgekeurd" wanneer de huidige taakfase "Wachten op goedkeuring" heeft en de taak wordt ondertekend.