Stappenplan inrichting Gripp

Leuk dat je gekozen hebt voor Gripp! Voor je je Gripp-account kunt gaan gebruiken, dien je dit echter eerst in te richten. Dit kost tijd, maar bedenk: zo goed als je het nu inricht, zo goed kun je Gripp dadelijk gaan gebruiken en zoveel tijd zal het je uiteindelijk gaan besparen. Om je op weg te helpen en enigszins houvast te geven bij de inrichting, vind je hieronder een stappenplan, met een toelichting en linkjes naar support-artikelen op onze website, waar je uitgebreide informatie vindt per stap. Wanneer je al deze stappen hebt doorlopen, is je Gripp-account gereed voor gebruik.

Frisse start

Wanneer je van start gaat met het inrichten van je Gripp-account en je werkt nog in de demo-omgeving, dan dien je eerst het account leeg te maken, door onderin je scherm te klikken in de grijze balk ‘Klaar met de demo-omgeving en toe aan een frisse start? Klik hier!’. De demo-gegevens worden nu verwijderd.

Instellingen en medewerkers

Vervolgens adviseren wij te starten met de instellingen van Gripp en het aanmaken van medewerkers. Denk hierbij aan de volgende onderdelen:
  • Algemene instellingen
  • Instellen rechtenprofielen
  • Instellen meldingen/notificaties
  • Aanmaken medewerkers
  • Instellen identiteiten
  • BTW-tarieven
Meer informatie over hoe dit per onderdeel in zijn werk gaat vind je hier.

Sjablonen

Om offertes, opdrachtbevestigingen, facturen ed. te kunnen versturen in je eigen huisstijl dien je sjablonen aan te maken en in te stellen. Je documenten zijn in Gripp opgebouwd uit twee delen: het briefpapier in PDF-formaat en het sjabloon in DocX.
Briefpapier
Wij raden aan je briefpapier en een volgblad op te slaan als 1 PDF-bestand. Het briefpapier wordt altijd gebruikt voor de eerste pagina van je document en voor alle eventuele volgende pagina’s wordt het volgblad gebruikt.
Je sjablonen stel je op in een DocX bestand, met daarin teksten en verwijzingen naar velden in Gripp. Je kunt dit geheel naar eigen wens inrichten. Dit sjabloon wordt gebruikt bij het maken van het uiteindelijke document (offerte/factuur) waar dan het briefpapier achter wordt geplakt. Samen wordt dit een PDF-bestand, dat ook zichtbaar is middels een online viewer.
Hoe je het briefpapier kunt inladen in Gripp en je sjablonen, e-mailteksten en online viewer kunt inrichten lees je in onderstaande artikelen. Je vindt daar ook de voorbeeldsjablonen die standaard in je Gripp-account zijn opgenomen.
Mocht je andere verwijzingen willen gebruiken dan degene die in de voorbeeldsjablonen zijn opgenomen, dan vind je in dit supportartikel alle mogelijke sjabloontags per sjabloonsoort.

Gegevens opnemen in Gripp - handmatig of via import

Wanneer de instellingen gereed zijn, kan er een begin gemaakt worden met het vullen van Gripp met de benodigde gegevens, eventueel via een import. Denk hierbij aan:
  • Grootboekrekeningen
  • Producten / pakketten
  • Relaties (bedrijven, contactpersonen / particulieren)
Wij adviseren om te starten met het nalopen, aanpassen of importeren van de grootboekrekeningen, omdat je de grootboekrekeningen namelijk nodig hebt bij het invoeren/importeren van de producten. Hiermee leg je direct al de basis voor de boekhouding.
Product
Met een product bedoelen we in Gripp niet enkel fysieke producten, maar eigenlijk alles wat je kunt opnemen in een offerte. Denk hierbij aan diensten, gemaakte kilometers, vergaderingen, hosting, support, enz.
Relaties
Bij het importeren van relaties is het belangrijk dat je start met de bedrijven. Daarna kun je de bijbehorende contactpersonen importeren, die je hetzelfde relatienummer geeft als het bedrijf. Ten slotte importeer je eventueel nog particulieren. Mocht je een extern boekhoudpakket, zoals Exact Online of Twinfield gebruiken, let er dan op dat je de relatienummers gelijk houdt aan de nummers die gehanteerd worden in dit pakket.

Optioneel door Gripp te importeren:

De onderstaande onderdelen kun je niet zelf importeren in je Gripp-account, maar kunnen wij eventueel voor je importeren. Mocht je hier interesse in hebben, stuur dan even een mail naar sales@gripp.com, dan ontvang je een handleiding en voorbeeld importbestanden voor de onderdelen die jij wilt laten importeren.
  • Medewerkers
  • Pakketten
  • Verkoopfacturen
  • Inkoopfacturen
  • Contracten
  • Offertes
  • Verkoopopdrachten
  • Inkoopopdrachten

Hulp bij de inrichting

Mocht je vastlopen bij de inrichting of toch te weinig tijd hebben, schroom dan niet ons om hulp te vragen. Wij nemen (een deel van) de inrichting graag voor je over. Stuur een mail naar sales@gripp.com, geef je wensen door en wij nemen contact met je op voor een offerte op maat.