Leuk dat je hebt gekozen voor Gripp! Voor je je Gripp-account kunt gaan gebruiken, dien je dit eerst in te richten. Dit kost tijd, maar bedenk: zo goed als je het nu inricht, zo goed kun je Gripp dadelijk gaan gebruiken en zoveel tijd zal het je uiteindelijk gaan besparen.
Om je op weg te helpen en enigszins houvast te geven bij de inrichting, vind je hieronder een stappenplan, met een toelichting en linkjes naar support-artikelen op onze website, waar je uitgebreide informatie vindt per stap. Wanneer je al deze stappen hebt doorlopen, is je Gripp-account gereed voor gebruik.
Gegevens importeren
Als eerste ga je aan de slag met het importeren van data. Wij adviseren om de volgende volgorde hiervoor aan te houden: grootboeken, producten (werkzaamheden), relaties, contactpersonen en medewerkers.
Voor het importeren van deze data gebruik je onze importbestanden. Meer informatie over het in Gripp importeren van gegevens en voorbeeld importbestanden vind je hier:
- Algemene informatie over gegevens importeren
- Hoe kan ik grootboeken importeren in Gripp
- Hoe kan ik producten importeren in Gripp
- Hoe kan ik relaties importeren in Gripp
Meer algemene informatie over deze onderdelen vind je hier:
- Standaard grootboeken
- Algemene informatie over producten
- Algemene informatie over pakketten
- Algemene informatie over relaties
Met een product bedoelen we in Gripp niet enkel fysieke producten, maar eigenlijk alles wat je kunt opnemen in een offerte. Denk hierbij aan diensten, gemaakte kilometers, vergaderingen, hosting, support, enz.
Bij het importeren van relaties is het belangrijk dat je start met de bedrijven. Daarna kun je de bijbehorende contactpersonen importeren, die je hetzelfde relatienummer geeft als het bedrijf. Ten slotte importeer je eventueel nog particulieren. Mocht je een extern boekhoudpakket, zoals Exact Online of Twinfield gebruiken, let er dan op dat je de relatienummers gelijk houdt aan de nummers die gehanteerd worden in dit pakket.
Instellingen
Vervolgens adviseren wij om te starten met de instellingen van Gripp. Denk hierbij aan de volgende onderdelen:
- Algemene instellingen (fases, eenheden, taaktypes, etc.)
- Rechtenprofielen (meldingen, notificaties)
- BTW-tarieven
- Identiteiten
Meer informatie over hoe dit per onderdeel in zijn werk gaat vind je HIER.
Sjablonen
Om offertes, opdrachtbevestigingen, facturen enz. in eigen huisstijl te kunnen versturen, dien je sjablonen aan te maken en in te stellen. De documenten zijn in Gripp opgebouwd uit twee delen:
- Het briefpapier PDF-formaat
- Het sjabloon in DocX-formaat
Wij raden aan je briefpapier en een volgblad op te slaan als 1 PDF-bestand. Het briefpapier wordt altijd gebruikt voor de eerste pagina van je document en voor alle eventuele volgende pagina’s wordt het volgblad gebruikt.
Je sjablonen stel je op in een DocX bestand, met daarin teksten en verwijzingen naar velden in Gripp. Je kunt dit geheel naar eigen wens inrichten. Dit sjabloon wordt gebruikt bij het maken van het uiteindelijke document (offerte/factuur) waar dan het briefpapier achter wordt geplakt. Samen wordt dit een PDF-bestand, dat ook zichtbaar is middels een online viewer.
Hoe je het briefpapier kunt inladen in Gripp en je sjablonen, e-mailteksten en online viewer kunt inrichten lees je in onderstaande artikelen. Je vindt daar ook de voorbeeldsjablonen die standaard in je Gripp-account zijn opgenomen.
Hulp bij de inrichting
Mocht je vastlopen bij de inrichting of toch te weinig tijd hebben, schroom dan niet ons om hulp te vragen. Wij nemen (een deel van) de inrichting graag voor je over. Stuur een mail naar sales@gripp.com, geef je wensen door en wij nemen contact met je op voor een offerte op maat.
Kijk daarnaast alle ‘Grip op Gripp’ video's om je verder op weg te helpen.